Veiligheid en Privacy

Veiligheid en Privacy op de Pon Campus Leusden

Deze verklaring informeert medewerkers, partners en bezoekers over de huisregels en de verwerking van (persoons)gegevens op het terrein van Pon Campus Leusden. Wij zetten ons in voor een veilige omgeving met respect voor ieders privacy.

1. Fotograferen en filmen verboden

Om de privacy van onze medewerkers en bezoekers te waarborgen, evenals de vertrouwelijkheid van voertuigen en bedrijfsprocessen op het terrein, is het strikt verboden om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming foto-, video- of audio-opnamen te maken op de Campus. Het gebruik van drones (onbemande luchtvaartuigen) boven of nabij het terrein van de Campus is eveneens niet toegestaan. Dit verbod geldt voor zowel recreatief als zakelijk gebruik, tenzij hiervoor expliciet ontheffing is verleend door de directie. Bij overtreding kunnen opnamen worden verwijderd en kan de toegang tot het terrein worden ontzegd.

2. Cameratoezicht

Op de campus wordt mogelijk gebruikgemaakt van cameratoezicht. Als dit het geval is, wordt hierop gewezen met diverse borden zowel binnen als buiten de panden en op het terrein. 

Bij het betreden van ons terrein of pand kunnen personen mogelijk herkenbaar in beeld komen waarbij deze beelden als persoonsgegevens gezien kunnen worden. Ons uitgangspunt is dat we niet méér gegevens verwerken dan nodig is om bovengenoemde doelen te bereiken, deze gegevens betreffen: foto- en videobeelden, datum, tijdstip en locatie waar(op) de opnamen zijn gemaakt. Op sommige locaties kan ook geluid worden opgenomen. Als dat het geval is, wordt dit ter plaatse vermeld op de informatieborden op het terrein of pand.

Cameratoezicht passen wij 24/7 toe als beveiligingsmiddel met als doel om de veiligheid van onze medewerkers en bezoekers te borgen en om bezittingen van ons, medewerkers en bezoekers te beschermen tegen mogelijk misbruik, diefstal/criminaliteit en andere vormen van ongewenst gedrag. De beelden kunnen door ons gebruikt worden om vast te stellen of sprake is van ongewenst gedrag en wie daarbij betrokken was, door wie eventuele schade is aangebracht met als doel deze schade te verhalen op de betreffende veroorzakers, of om de beelden te gebruiken voor aangifte en/of als bewijsmateriaal in eventuele rechtszaken zoals in het geval van diefstal. Daarnaast kan het cameratoezicht ook worden gebruikt voor het bevorderen van opsporing en vervolging van strafbare feiten en het ondersteunen van politie of justitie bij onderzoek naar strafbare feiten. Ook kunnen de camerabeelden gebruikt worden voor het vastleggen van vervoersbewegingen tbv milieuwetgeving & vergunning. Hierbij worden er tellingen van vrachtverkeer gedaan.

Wij verwerken persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang dat wij hebben bij het beschermen van onze medewerkers, bezoekers en de eigendommen en goederen van ons, onze medewerkers en onze bezoekers. Wij hebben hierbij zorgvuldig een afweging gemaakt tussen onze genoemde belangen versus de mogelijke inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de personen die mogelijk op de beelden worden vastgelegd. Daarnaast kunnen wij een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting hebben de beelden te delen met de politie of justitie.

Wij bewaren de gemaakte beelden maximaal twee weken, tenzij sprake is van een incident. Toegang tot de beelden is gelimiteerd tot alleen die personen die dit noodzakelijk voor hun functie dienen te gebruiken en altijd met inachtneming van strenge voorwaarden, zoals onder meer een geheimhoudingsplicht. Alleen wanneer sprake is van een vermoeden van een incident, zoals schade aan voertuigen, kunnen beelden opgevraagd worden door een aantal bevoegden.

Voor het beheer en onderhoud van onze camerasystemen kan het nodig zijn dat onze leverancier inzage heeft in de systemen. Daarbij kan de leverancier ook mogelijk persoonsgegevens inzien. Dit gebeurt alleen als hier een concrete aanleiding voor is, zoals hierboven beschreven. In sommige gevallen dienen wij op grond van een wettelijke verplichting gegevens te verstrekken aan derden, bijvoorbeeld de politie. Daarbij kijken we altijd hoe we het recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren met inachtneming van wat via deze wettelijke verplichting van ons vereist wordt.

3. Safe Move App

Om een veilige werk- en bezoekomgeving op de Auto Campus Leusden te waarborgen, maken wij gebruik van de Safe Move App. Deze applicatie stelt medewerkers en bezoekers in staat om onveilige situaties, incidenten of (bijna-)ongevallen direct te melden.

1. Welke gegevens verwerken wij? Wanneer je gebruikmaakt van de Safe Move App of een melding doet, verwerken wij de gegevens die je aan ons verstrekt, en in ieder geval:

●       Identificatiegegevens: Jouw naam en e-mailadres.

●       Locatiegegevens: De exacte locatie op de Campus waar het incident heeft plaatsgevonden (via GPS of handmatige invoer).

●       Incidentdetails: Een omschrijving van de situatie, inclusief eventuele foto’s of bijlagen die je toevoegt aan de melding.

●       Tijdstip: Datum en tijd van de melding.

2. Waarom verwerken wij deze gegevens? Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang (het verbeteren van de veiligheid op het terrein) en de wettelijke verplichting om een veilige werkomgeving te bieden (Arbowet). Het doel is om risico's te analyseren, incidenten op te lossen en herhaling in de toekomst te voorkomen.
3. Voor de registratie en afhandeling van deze meldingen maken wij gebruik van de module Zenya. De gegevens worden opgeslagen binnen dit systeem en gedeeld met de locatie van uw keuze. Toegang tot deze gegevens is strikt beperkt tot de aangewezen functionarissen die verantwoordelijk zijn voor veiligheid en kwaliteitsmanagement van die locatie.
4. Hoe lang bewaren wij deze gegevens? Meldingen in de Safe Move App worden maximaal 5 jaar bewaard voor analyse- en verbeterdoeleinden, tenzij een wettelijke verplichting of juridisch geschil een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.

4. Wijzigingen

De manier waarop wij (persoons-)gegevens verwerken en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor om deze veiligheids- en privacyverklaring aan te passen. Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt in februari 2026.